기획서 작성법

1. 기획서란?

기획서는 문서다. 문서를 만들 때에는 목적이 있게 마련인데 기획서의 목적은 바로 ‘기획을 실현’하기 위한 것이다.

다시 말해 기획서는 결정권을 가진 사람들을 설득하여 내 편에 서게 함으로써 기획을 채택하게끔 만들려는 것이다.

2. 기획서는 어떤 비즈니스 문서인가?

비즈니스에 필요한 문서라는 의미에서 기획서는 틀림없이 비즈니스 문서다. 보고서와 통지서, 신청서, 송장, 주문서, 의뢰서 등 일반 비즈니스 문서와는 성격이 매우 다르다.

기획서와 일반 비즈니스 문서의 차이는 크게 다음 세 가지다.

① 일반 비즈니스 문서는 업무에 직접 필요하지만 기획서는 그렇지 않다.

② 일반 비즈니스 문서는 공문서지만 기획서는 채택되기 전까지는 사문서다.

③ 기획서에서는 개인의 문제의식이 중요하지만 일반 비즈니스 문서에서는 그렇지 않다.

3. 기획서 작성의 프로세스

① 착상□연상 - 현실에서 문제를 파악하고 해결할 수 있는 아이디어를 찾는다.

② 기획화 - 아이디어를 정리하고 기획의 골격을 만든다.

③ 초안 정리 - 기획의 골격을 보강하여 기획서 초안을 정리한다.

④ 표현 - 기획서 초안을 바탕으로 실제로 기획서를 작성한다.

4. 기획이란?

기획이란 문자 그대로 ‘생각하는 바를 그리는’ 일이다. ‘생각하는 바’란 새로운 것에 대한 도전이다. 따라서 비즈니스 세계에서 기획은 다음의 경우에 필요하다.

① 비즈니스(업무)를 창조하고 싶을 때

② 비즈니스 환경을 개선하고 싶을 때

③ 비즈니스를 더욱 발전시키고 싶을 때

5. 기획의 종류

①개선형 기획 - 직장의 개선, 업무 시스템의 개선 등 환경 개선이 주목적인 경우

②개발형 기획 - 신상품과 신규 사업의 기획 등 업무의 확대로 이어지는 경우

③영업형 기획 - 영업? 판매 확대로 이어지는 경우(제안 영업의 기획 포함)

④상품형 기획 - 기획 자체가 상품인 경우

또 작성의 동기에 따라 기획과 기획서는 3가지 형태로 분류할 수 있다.

⑤하의상달형(bottom -up) - 사원 스스로의 문제의식을 자발적으로 작성하는 경우

⑥상의하달형(top-down) - 상사가 부하에게 문제(과제)를 제시하고 기획을 요구하는 경우

⑦업무형 - 거래처에 대한 제안 등 담당자의 업무상 필요에 의한 경우

6. 기획은 문제의식에서 출발한다.

기획은 보통 ‘더 좋은 방법이 없을까’라는 자각에서 출발한다. 일을 하다보면 어떤 경우이든 반드시 문제가 있게 마련이다. 그문제를 찾아내 ‘새로운 것을 생각’하는 전향적인 방향에서 해결하고자 하는 것이 기획의 본질이다.

7. 기획은 자아실현의 수단이다.

① 업무의 본질을 이해하는데 도움이 된다.

② 시야가 넓어지고 문제의식을 키울 수 있다.

③ 기본적인 업무 능력을 강화할 수 있다.

④ 자신감이 늘어나고 일에 대한 의욕이 증가한다.

8. 기획서와 정보

기획의 입안에서 기획서 작성까지는 여러 가지 정보가 필요하다. 이러한 정보는 다음과 같이 3가지로 유형화할 수 있다.

①기본 정보 - 평소부터 수집해 놓은 정보 가운데 기획의 바탕이 되는 정보

②보강 정보 - 기획서 본문에 포함시켜 본문을 강화하는 정보(기획을 뒷받침하는 정보)

③보조 정보 - 기획서에 설득력을 더하기 위해 자료편으로 편집해 넣는 정보

9. 기획서 작성시 점검사항

기획서 작성 작업은 점검과 숙고의 연속 과정이다.

10. 기획서 문장의 원칙

원칙1

읽는 사람의 입장에서 쓴다.

① 간결하게 쓴다.

② 알기 쉽게 표현한다.

③ 문장은 가능한 한 짧게 끊는다. ④ 어려운 단어는 피한다.

⑤ 동료들 사이에 사용하는 은어를 사용하지 않는다.

⑥ 일반화되지 않은 약어를 사용하지 않는다.

⑦ 잘못된 단어를 사용하지 않는다.

⑧ 밝은 느낌을 주도록 글자를 배열한다.

원칙2

문장의 상식을 지킨다.

① 문단의 첫글자는 들여쓴다.

② ‘이다.’와 ‘입니다.’ 가운데 하나로 통일한다.

③ 주어와 술어를 확실히 한다.

④ 문장이 끊어지는 곳에는 쉼표를 찍는다.

⑤ 문장이 끝나면 구두점을 찍는다.

⑥ 특수한 용어에는 반드시 설명을 붙인다.

⑦ 본문의 흐름에 맞지 않는 설명은 각주로 놓는다.

⑧ 인용은 “ ” 등으로 확실히 구분해준다.

⑨ 인용문은 원문을 정확히 기재하고, 반드시 출전을 밝힌다.

원칙3

비즈니스 문서의 규칙을 지킨다.

① 제출 일시와 제출자 이름을 명기한다.

② 인사와 외교적인 수사 등은 생략한다.

③ 주제(목적, 문제의식)를 맨 앞에 명확히 서술한다.

④ 경어는 사용하지 않는다.(정중한 표현 정도로 한다)

⑤ 감상적이거나 전해 들었다는 식의 표현은 피한다.

⑥ 요점은 번호를 매겨 정리한다.

⑦ 전체 문장을 필요 이상으로 늘리지 않는다.

원칙4

독자적인 표현 방법을 사용한다.

① 논리 전개에 일관성을 견지한다.(모순은 금물)

② 매력적으로 보이도록 제목 선택에 신경을 쓴다.

③ 더도 덜도 말고 정확히 제목에 맞는 내용을 서술한다.

④ ‘...에 비하면 이 점에서...’라는 비교법으로 설명한다.

⑤ 프로세스로 설명한다.(차트 그림을 넣으면 좋다)

⑥ 문장만으로 설명하기 어려운 것은 도표를 함께 사용한다.

⑦ 자신이 없는 것처럼 보이는 언어 사용은 피한다.

⑧ 의견이 아니라 데이터를 가지고 설득한다.

⑨ 부분에 얽매여 전체를 놓치지 않도록 주의한다.

⑩ 수식어는 최대한 사용하지 않는다.

⑪ 자화자찬은 피한다.

⑫ 상대의 의문 사항에 미리 답한다